Online booking på hjemmesiden: Vælg det rigtige bookingforløb

Skal kunden booke eller sende en forespørgsel?

Online booking kan betyde forskellige ting. I ét forløb reserverer kunden en ledig tid og får en bekræftelse med det samme. I et andet sender kunden en forespørgsel, som virksomheden først skal godkende. Gør forskellen tydelig, så kunden ikke tror, at en ønsket tid allerede er aftalt.

Start med din arbejdsgang frem for kalenderens udseende. En frisørtid, en bordreservation og et indledende projektmøde har forskellige krav til varighed, ressourcer og godkendelse. Systemet skal passe til den måde, virksomheden faktisk planlægger sin dag på.

Afklar reglerne før du vælger et system

Skriv de praktiske krav ned, og få leverandøren til at vise, hvordan de håndteres. Undgå at antage, at alle bookingsystemer kan det samme.

• Hvilke ydelser kan bookes, og hvor længe varer de?
• Hvilke medarbejdere, borde eller andre ressourcer kan vælges?
• Skal der være tid mellem aftalerne?
• Hvor vedligeholdes åbne tider, ferie og lukkedage?
• Kan kunden ændre eller aflyse sin tid, og efter hvilke regler?
• Skal der betales eller godkendes manuelt?
• Hvilken kalender eller hvilket system er den autoritative kilde til ledighed?

Bookinglink eller indlejret kalender?

Et bookinglink sender kunden videre til bookingsystemets egen side. Det kan være en enkel løsning, men overgangen bør være tydelig, og den eksterne side skal fungere godt på mobilen. Kontroller, at kunden kan finde tilbage til din virksomhed og genkende den ydelse, de valgte.

En indlejret kalender viser booking inde på hjemmesiden. Det kan give et sammenhængende forløb, men tilføjer også tekniske afhængigheder. Test indlæsning, tastaturbetjening og visning på små skærme. En specialudviklet løsning kan være relevant ved særlige arbejdsgange, men kræver også planlagt drift og vedligeholdelse.

Undgå uklare aftaler og dobbeltbookinger

Aftal, hvor ledige tider styres, og hvordan nye bookinger påvirker kalenderen. Hvis flere systemer bruges, skal du vide, hvor hurtigt de synkroniserer, og hvad der sker ved en fejl. En kalenderkobling er ikke i sig selv en garanti mod dobbeltbooking.

Bekræftelsen bør gøre ydelse, tidspunkt og status forståelig. Ved en forespørgsel skal den sige, at kunden afventer svar. Ved en bekræftet booking skal kunden kunne finde relevante praktiske oplysninger og den aftalte mulighed for ændring eller afbud.

Indsaml kun de oplysninger, du behøver

Gør formularen så enkel som opgaven tillader. Spørg ikke efter detaljer, der ikke bruges i bookingforløbet. Undersøg leverandørens håndtering af oplysninger og eventuelle integrationer, og afklar relevante privatlivs- og samtykkekrav til den konkrete løsning. En teknisk indlejring fritager ikke virksomheden for at forstå, hvad der sker med kundens oplysninger.

Test hele forløbet før lancering

Foretag en testbooking på telefon og computer. Kontroller kalenderen, kundens besked og virksomhedens besked, og prøv derefter at ændre eller aflyse aftalen. Test også en udsolgt eller lukket dag og en afbrudt indsendelse. Hjemmesidedesign.dk arbejder med bookingløsninger og specialudvikling; beskriv dit faktiske forløb, så løsningen kan afklares i et uforpligtende tilbud.